E-Mail-Archivierung > Hauptarchiv > Löschanfrage erstellen

Übersicht

Hier können Sie Anfragen zur Löschung von E-Mails gemäß dem Vier-Augen-Prinzip erstellen.

Um diese Seite zu erreichen, benötigt der angemeldete Benutzer das "Kann Löschung beantragen" Recht, welches unter Benutzer konfiguriert werden kann.

Die Suche nach E-Mails funktioniert entsprechend der Archivsuche.

Die Seite besteht aus drei Teilen. Dem Suchfilter, den Suchergebnissen und der Inhaltsvorschau für die in den Suchergebnissen ausgewählte E-Mail.

So erstellen Sie eine neue Löschanfrage:

1.Konfigurieren Sie den Filter nach Ihren Bedürfnissen und Klicken Sie auf "Suche".

2.Setzen Sie Häckchen bei allen E-Mails für welche Sie eine Löschanfrage erstellen möchten.

3.Klicken Sie auf "Neue Anfrage"

Suchergebnisse

•Suche: Startet eine neue Suche nach E-Mails mit den gesetzen Filtereinstellungen.

•Zurücksetzen: Setzt den Filter zurück auf Standardeinstellungen und leert die Liste der Suchergebnisse.

•Neue Anfrage: Weiter zur Angabe der Details für die Anfrage. E-Mails für die Anfrage können Sie selektieren über die Auswahlbox in der ersten Spalte der Suchergebnisse.

•Zeige E-Mails mit offenen Anfragen: Wenn aktiviert, beinhalten die Suchergebnisse auch E-Mails mit offener Anfrage, welche auf Bestätigung wartet. Die Verwendung dieses Schalters löst eine neue Suche aus.

Anfragedetails

Sobald Sie mindestens eine E-Mail selektiert und "Neue Anfrage" gewählt haben, können Sie Details zur Löschanfrage eingeben und diese vor dem Absenden verifizieren.

•Anfragetyp: Wählen Sie, ob die E-Mails aus dem Archiv gelöscht, oder lediglich bei der Archivsuche versteckt werden sollen.

•Anfragegrund: Ein Grund für die Anfrage ist immer notwendig.

•Angemeldet als: Zeigt den aktuell angemeldeten Nutzer. Die Anfrage wird in seinem Namen erstellt.

•E-Mails in Anfrage: Zeigt die E-Mails, welche durch die Ausführung der Anfrage beeinflusst würden. Sie können in der Tabelle E-Mails deselektieren, welche Sie versehentlich zur Anfrage hinzugefügt haben. So müssen Sie dazu nicht zum Schritt vorher zurückkehren.

•Inhaltsvorschau für ausgewählte E-Mail: Zeigt den Inhalt der E-Mail an, welche in der Tabelle "E-Mails in Anfrage" ausgewählt ist.

•Löschung anfragen: Sendet die Anfrage ab für alle selektierten E-Mails.

Filter

Die Archivsuche kann mit folgenden Werten gefiltert werden:

•Zwischen (Datum) und (Datum): Geben Sie den Zeitraum an, in dem die E-Mail verarbeitet wurde

•Von (Absender) und/oder An (Empfänger): Geben Sie hier den Absender und/oder Empfänger ein. Mit dem Dropdown-Menü können Sie zwischen "und" und "oder" wechseln

•Betreff: Geben Sie hier den Betreff der gesuchten E-Mail ein

•Anhänge:Geben Sie hier den Namen eines Anhangs ein, der in der gesuchten E-Mail vorhanden ist

•Inhalt: Geben Sie hier Stichworte ein, die im Text der E-Mail vorhanden sind

Spaltenfunktionen

Mit einem Rechtsklick auf eine der Spalten öffnet sich ein Menü.

•Aufsteigend/absteigend sortieren: Die Einträge werden nach der Spalte aufsteigend/absteigend sortiert

•Sortierung entfernen: Entfernt die aufsteigende/absteigende Sortierung. Nur auf Spalten nutzbar, nach denen gerade sortiert wird

•Nach dieser Spalte gruppieren: Gruppiert die Einträge nach der gewählten Spalte

•Gruppierungsfeld anzeigen: Öffnet über den Spalten das Gruppierungsfeld

•Spalteneditor anzeigen: Blendet den Spalteneditor ein. Hier lassen sich Spalten zur Anzeige an- und abwählen

•Optimale Breite: Passt die Breite der Spalte so an, dass der längste Eintrag vollständig sichtbar ist

•Optimale Breite (alle Spalten): Passt die Breite aller Spalten so an, dass der längste Eintrag vollständig sichtbar ist

•Filter bearbeiten: Öffnet den Filter Editor, welcher umfangreiche Möglichkeiten zum Anlegen und Anpassen von Filtern enthält

•Suchfeld einblenden/schließen: Blendet das Suchfeld ein und schließt es wieder

•Bedingte Formatierung: Ermöglicht das bedingte Formatieren der Tabelle, beispielsweise das Markieren von Zeilen, die einen bestimmten Wert enthalten

Gruppierung von Spalten

Die Tabelle lässt sich mit der Funktion "Nach dieser Spalte gruppieren" nach ausgewählten Spalten gruppieren. Haben Sie das Gruppierungsfeld angezeigt, können Sie die Spaltenüberschriften auch dort hineinziehen, um nach ihnen zu gruppieren. Außerdem lässt sich die Reihenfolge der Gruppierung per Drag-and-Drop im Gruppierungsfeld ändern.

Mit einem Rechtsklick auf das Gruppierungsfeld können Sie alle Gruppierungen aufklappen, zuklappen und entfernen.

Mit einem Rechtsklick auf eine der Gruppierungen öffnet sich ein Menü.

•Vollständig erweitern/reduzieren: Die ausgewählte Gruppierung wird aufgeklappt/zugeklappt

•Aufsteigend/Absteigend sortieren: Die ausgewählte Gruppierung wird aufsteigend/absteigend sortiert

•Sortierung entfernen: Entfernt die aufsteigende/absteigende Sortierung. Nur nutzbar, wenn gerade nach der Gruppierung sortiert wird

•Sortierung nach Gruppensummierung: Nach dem Einrichten einer Gruppensummierung lassen sich die Gruppen hier danach aufsteigend/absteigend sortieren

•Gruppierung entfernen: Entfernt die gewählte Gruppierung

•Gruppenauswahl schließen: Schließt das Gruppierungsfeld

•Spalteneditor anzeigen: Blendet den Spalteneditor ein. Hier lassen sich Spalten zur Anzeige an- und abwählen

•Optimale Breite (alle Spalten): Passt die Breite aller Spalten so an, dass der längste Eintrag vollständig sichtbar ist

•Gruppensummierungs-Editor: Hier können Faktoren festgelegt werden, nach denen jede Gruppe sortiert wird. Wählt man z.B. "Spam Punkte" und "Max" aus, wird für jede Gruppe der größte Spam-Wert aller Elemente in der Gruppe gewählt. Nun lassen sich die Gruppen nach diesem Wert sortieren

•Filter bearbeiten: Öffnet den Filter Editor, welcher umfangreiche Möglichkeiten zum Anlegen und Anpassen von Filtern enthält

•Suchfeld einblenden/schließen: Blendet das Suchfeld ein und schließt es wieder

Rechtsklick auf Einträge

Mit einem Rechtsklick auf Einträge öffnet sich ein Menü.

•Öffne E-Mail(s): Öffnet die selektierte(n) E-Mail(s) als EML-Datei(en)

•E-Mail(s) als EML speichern: Speichert die selektierte(n) E-Mail(s) als EML-Datei(en)

•E-Mail(s) als MSG speichern: Speichert die selektierte(n) E-Mail(s) als MSG-Datei(en)

•E-Mail(s) kopieren: Kopiert die selektierte(n) E-Mail(s) als EML-Datei(en) in die Zwischenablage