E-Mail-Archivierung > Hauptarchiv

Übersicht

Hier sehen Sie eine Übersicht der Benutzer, die zum Archivzugriff berechtigt sind.

Sie können zur Verwaltung der Benutzer das Active Directory nutzen. Die Exchange Server Toolbox übernimmt automatisch alle dort eingetragenen Benutzer und ihre Rechte und ermöglicht ihnen die Archivsuche über Postfächer, für die sie entsprechende Berechtigungen haben.

Wird das Active Directory aktualisiert, bezieht die Exchange Server Toolbox automatisch die Änderungen und wendet diese an. Sie können auch mit der Schaltfläche "Aktualisieren" ein manuelles Update anstoßen.

Falls Sie die Berechtigungen einzelner Nutzer ändern möchten, ist dies mit der Schaltfläche "Bearbeiten" möglich. Sie können Nutzern zusätzliche Zugriffsrechte geben oder entfernen. Ein Eintrag, der aus dem Active Directory übernommen wurde, wird damit in dieser Liste überschrieben. Um den ursprünglichen Eintrag wieder aus dem Active Directory zu importieren, reicht es, den modifizierten Benutzer mit "Entfernen" zu löschen. Dadurch ändert sich sein Typ von "Externe Überschreibung" wieder zu "Extern".

Sie können auch mit der Schaltfläche "Neu" neue Benutzer hinzufügen, ohne dass diese in der Active Directory gelistet sein müssen. Dies kann beispielsweise hilfreich sein, um einem Wirtschaftsprüfer Zugriffsrechte auf das Archiv zu geben.

Steht Ihnen kein Active Directory zur Verfügung, können Sie mit den Schaltflächen "Neu" und "Bearbeiten" die Berechtigungen für den Archivzugriff vollständig selbst verwalten.

Um einen Benutzer zu entfernen, können Sie die "Entfernen"-Schaltfläche verwenden.

Spaltenfunktionen

Mit einem Rechtsklick auf eine der Spalten öffnet sich ein Menü.

•Aufsteigend/absteigend sortieren: Die Einträge der Tabelle werden nach der Spalte aufsteigend/absteigend sortiert

•Sortierung entfernen: Entfernt die aufsteigende/absteigende Sortierung. Nur auf Spalten nutzbar, nach denen gerade sortiert wird

•Nach dieser Spalte gruppieren: Gruppiert die Einträge nach der gewählten Spalte

•Gruppierungsfeld anzeigen: Öffnet über den Spalten das Gruppierungsfeld

•Spalteneditor anzeigen: Blendet den Spalteneditor ein. Hier lassen sich Spalten zur Anzeige an- und abwählen

•Optimale Breite: Passt die Breite der Spalte so an, dass der längste Eintrag der Spalte vollständig sichtbar ist

•Optimale Breite (alle Spalten): Passt die Breite aller Spalten so an, dass jeweils der längste Eintrag der Spalte vollständig sichtbar ist

•Filter bearbeiten: Öffnet den Filter Editor, welcher umfangreiche Möglichkeiten zum Anlegen und Anpassen von Filtern enthält

Gruppierung von Spalten

Die Tabelle lässt sich mit der Funktion "Nach dieser Spalte gruppieren" nach ausgewählten Spalten gruppieren. Haben Sie das Gruppierungsfeld angezeigt, können Sie die Spaltenüberschriften auch dort hineinziehen, um nach ihnen zu gruppieren. Außerdem lässt sich die Reihenfolge der Gruppierung per Drag-and-Drop im Gruppierungsfeld ändern.

Mit einem Rechtsklick auf das Gruppierungsfeld können Sie alle Gruppierungen aufklappen, zuklappen und entfernen.

Mit einem Rechtsklick auf eine der Gruppierungen öffnet sich ein Menü.

•Vollständig erweitern/reduzieren: Die ausgewählte Gruppierung wird aufgeklappt/zugeklappt

•Aufsteigend/Absteigend sortieren: Die ausgewählte Gruppierung wird aufsteigend/absteigend sortiert

•Sortierung entfernen: Entfernt die aufsteigende/absteigende Sortierung. Nur nutzbar, wenn gerade nach der Gruppierung sortiert wird

•Sortierung nach Gruppensummierung: Nach dem Einrichten einer Gruppensummierung lassen sich die Gruppen hier danach aufsteigend/absteigend sortieren

•Gruppierung entfernen: Entfernt die gewählte Gruppierung

•Gruppenauswahl schließen: Schließt das Gruppierungsfeld

•Spalteneditor anzeigen: Blendet den Spalteneditor ein. Hier lassen sich Spalten zur Anzeige an- und abwählen

•Optimale Breite (alle Spalten): Passt die Breite aller Spalten so an, dass der längste Eintrag vollständig sichtbar ist

•Gruppensummierungs-Editor: Hier können Faktoren festgelegt werden, nach denen jede Gruppe sortiert wird. Wählt man z.B. "Name" und "Min" aus, wird für jede Gruppe der Name mit dem "kleinsten" Anfangsbuchstaben gewählt. Nun lassen sich die Gruppen nach diesem Wert sortieren

•Filter bearbeiten: Öffnet den Filter Editor, welcher umfangreiche Möglichkeiten zum Anlegen und Anpassen von Filtern enthält

Benutzerrechte

Ein Archivbenutzer kann die folgenden Rechte haben:

•Kann Archivbenutzer bearbeiten: Der Benutzer darf Archivbenutzer bearbeiten, ihre Rechte ändern und sogar neue Benutzer anlegen. Wenn ein Benutzer dieses Recht nicht hat, ist die Registerkarte "Benutzer" für ihn ausgegraut.

•Archiv Zugriff: Der Benutzer ist berechtigt, auf das Archiv zuzugreifen und nach E-Mails zu suchen. Wenn ein Benutzer dieses Recht nicht hat, wird die Registerkarte "Archivsuche" für ihn ausgegraut.

•Kann Löschung beantragen: Der Benutzer ist berechtigt, Anträge auf Löschung von E-Mails aus dem Archiv zu stellen. Wenn ein Benutzer nicht über dieses Recht verfügt, wird die Registerkarte "Löschanträge erstellen" ausgegraut.

•Kann Löschantrag beantworten: Der Benutzer ist berechtigt, Löschanfragen zu sehen und zu beantworten und den Anfrageverlauf einzusehen. Wenn ein Benutzer dieses Recht nicht hat, wird die Registerkarte "Löschanträge anzeigen" für ihn ausgegraut. Ein Benutzer kann niemals seine eigenen Löschanträge bestätigen, nur ablehnen.

•Voller Archivzugriff: Der Benutzer hat Zugang zu allen archivierten E-Mails.