Automatisierte Berichte

SpaceObServer bietet die Möglichkeit, automatische Exporte zu erstellen. Die „Post Scan Actions“ bieten eine Vielzahl von Konfigurationsmöglichkeiten, so dass Sie die Berichte an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Die auf diese Weise konfigurierten Exporte werden nach einem erfolgreichen Scan automatisch verarbeitet.

Bemerkung

Hinweis: Diese Funktion ist nur in der Enterprise Edition verfügbar.

Öffnen Sie das Dialogfeld durch Klicken auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ auf dem Reiter „Automatisierte Berichterstellung“ des Dialogfelds „Scans Einstellungen“ oder über „Post-Scan-Aktion hinzufügen“ aus dem Kontextmenü.

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Die SpaceObServer Post Scan-Aktionen können über die folgenden Reiter konfiguriert, angezeigt und bearbeitet werden:

  • Optionen - Allgemeine Optionen wie Scan-Pfad, Sortierung oder Filter, die auf die Scan-Ergebnisse angewendet werden können.

  • Exportieren - Legen Sie fest, welche Formate exportiert werden sollen, und konfigurieren Sie die Zustellung von E-Mails.

  • Fortgeschrittene - Erweiterte Anpassungsmöglichkeiten wie z. B. ein eigener Exporttitel oder ein anderes Listentrennzeichen.

  • Befehlszeile - Zeigen Sie die generierten Befehlszeilenparameter in der Vorschau an, testen Sie Ihre Einstellungen, kopieren Sie sie in die Zwischenablage oder speichern Sie sie in einer Batch-Datei.

Verwenden Sie die Schaltfläche „OK“, um Ihre Konfigurationen zu speichern.

Überblick: Was können Sie erstellen?

Mit den Post-Scan-Aktionen können Sie nach jedem erfolgreichen Scan automatisch eine breite Palette von Berichten und Visualisierungen erstellen:

  • Verzeichnisbaumberichte - Excel (mit einblendbaren/zusammenklappbaren Blättern), HTML, PDF oder Text

  • Gedruckte Berichte - nur erste Seite oder alle Seiten

  • E-Mail Berichte - Mit optionalen Dateianhängen

  • Statistik Exporte:

    • Top-Dateien

    • Statistik über Dateitypen (Erweiterungen)

    • Statistik über Benutzernamen (Benutzer)

  • Listen mit doppelten Dateien

  • Diagramm Exporte:

    • Kreisdiagramm

    • barchart

    • Kacheldiagramm

    • Historie

    • Dateialter Diagramm

    • Dateitypen Balken-/Kreisdiagramme

    • Benutzer Balken-/Kreisdiagramme

    • Dateigrößen-Verteilung Diagramm

Schritt für Schritt: Erstellen eines automatisierten Berichts

  1. Öffnen Sie das Dialogfeld Scans konfigurieren (Menüband-Reiter Scan → Scans konfigurieren).

  2. Wählen Sie das Scan-Ziel in der Liste der gescannten Verzeichnisse aus.

  3. Gehen Sie auf den Reiter Automated Reporting im unteren Bereich.

  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, um eine neue Nach-Scan Aktion zu erstellen.

  5. Reiter „Optionen“: Geben Sie den/die Scan-Pfad(e) ein, konfigurieren Sie die Sortierreihenfolge, die Größeneinheit, die Einblendungstiefe und optionale Filter. Siehe Optionen für weitere Informationen.

  6. Reiter Exportieren: Wählen Sie aus, welche Berichtsformate erstellt werden sollen (Excel, HTML, PDF, Text, Druck), konfigurieren Sie die E-Mail-Zustellung und wählen Sie zusätzliche Statistiken und Charts aus, die einbezogen werden sollen. Siehe Exportieren für weitere Informationen.

  7. (Optional) Reiter „Erweitert“: Fügen Sie benutzerdefinierte Befehlszeilenparameter oder einen benutzerdefinierten Exporttitel hinzu. Siehe Fortgeschrittene für Details.

  8. Reiter „Befehlszeile“: Überprüfen Sie die generierte Befehlszeile - verwenden Sie Run, um die Konfiguration sofort zu testen. Siehe Befehlszeile für Details.

  9. Klicken Sie auf OK, um die Konfiguration zu speichern.

  10. Der Bericht wird nach dem nächsten erfolgreichen Scan des ausgewählten Scan-Ziels automatisch generiert.

Tipps und bewährte Praktiken

Tipp

Verwenden Sie die Schaltfläche Run auf der Website Befehlszeile, um den Bericht sofort auszuführen und die Ausgabe zu überprüfen, bevor Sie auf den nächsten geplanten Scan warten.

  • Berichte, die nur per E-Mail verschickt werden: Sie können „E-Mail senden“ ankreuzen, ohne einen Exportpfad für das Dateisystem anzugeben. Der Bericht wird direkt erstellt und per E-Mail verschickt, ohne dass die Dateien auf der Festplatte gespeichert werden.

  • Eindeutige Dateinamen: Aktivieren Sie „Datum und Uhrzeit zu Dateinamen hinzufügen“, um einen Verlauf von Berichten zu erhalten, ohne frühere Versionen zu überschreiben.

  • Größe des Berichts kontrollieren: Verwenden Sie die Einstellung „Exportieren der Tiefe“ (Optionen), um zu begrenzen, wie viele Verzeichnisebenen im Bericht erscheinen. Bei großen Verzeichnisbäumen ist eine Tiefe von 3-5 Ebenen oft ausreichend.

  • Testen Sie vor der Planung: Verwenden Sie die Schaltfläche Run auf Befehlszeile, um den Bericht sofort auszuführen und die Ausgabe zu überprüfen, bevor Sie auf den nächsten geplanten Scan warten.

  • Berichte zur Dateisuche: Aktivieren Sie bei der Dateisuche die Option „E-Mail nur senden, wenn Ergebnisse gefunden wurden“, um zu vermeiden, dass Sie leere E-Mails mit Berichten erhalten.

  • Mehrere Formate: Sie können mehrere Exportformate (z. B. Excel + PDF + E-Mail) in einer einzigen Post-Scan-Aktion aktivieren.

  • Dateien an E-Mail anhängen: Wenn sowohl das Exportieren von Dateien als auch das Versenden per E-Mail konfiguriert sind, aktivieren Sie „Generierte Dateien an E-Mail anhängen“, um alle Exporte als E-Mail-Anhänge zu erhalten.